Зачем создавать базу знаний для сотрудников?

К созданию базы знаний в компании мотивирует ряд проблем.

1. Долгий поиск информации из-за ее разрозненного хранения.

2. Неструктурированная и двойная работа (и, соответственно, увеличение временных затрат и повторяющиеся ошибки).

3. Утечка знаний при уходе сотрудника из компании (типичная ситуация: «А раньше мы обучались этой технологии по видео Валеры…». Условный Валера увольняется, а его видео, «расшаренное» с его личного ящика, становится недоступным вместе с ним).

4. Высокая стоимость онбординга (адаптации) стажёров, развития персонала (попытка решать проблемы исключительно через конференции, тренинги, при этом качественные – не дешёвые).

Вы можете выбрать готовые решения для создания базы знаний – платные и бесплатные или выбрать решение с открытым исходным кодом и доработать её с учётом потребностей своей компании.

Что ожидает от базы знаний пользователь?

Пользовать ожидает и ценит следующие характеристики базы знаний:

• Структурированность.
• Ориентированность на практику.
• Простой и понятный интерфейс.
• Широкий функционал для совместной работы.
• Адаптивность к разным устройствам.
• Детализированную навигацию и фильтрацию информации;
• Возможность кастомизации.

Все эти характеристики сейчас одновременно являются и трендами при её создании, выборе.

Готовые решения для базы знаний

Среди готовых решений для баз знаний:

Helpjuice

• Программное обеспечение, предназначенное для компаний с большими командами.
• Дороговато для малого бизнеса. Бесплатный период только 14 дней.
• Есть возможность ограничить базу знаний, сделать ее внутренней/общедоступной или частично внутренней на уровне базы знаний/категории/статьи.
• Доступен планировщик статей — возможность планировать новые идеи и перетаскивать их в статьи.
• Разработчик предусмотрел автоматическое и ручное ежечасное/ежедневное/еженедельное резервное копирование.

KBPublisher

• Аутентификация LDAP и удаленная аутентификация.
• Интеграция SAML, простой и функциональный редактор.

• Бесплатный период - только 30 дней.

Confluence

• Подходит для управления знаниями только для внутреннего использования.
• Удобные шаблоны для разных задач и целей, но ограниченная настройка внешнего вида.
• Выгодные тарифы только для команд средних по численности. Для малых и больших команд часто экономически не оправдано.

LMS Moodle

• Очень удобно, что можно использовать как готовые инструменты LMS Moodle (здесь доступен модуль, который так и называется «База знаний»), так и брать открытый исходный код платформы + дорабатывать его под свои задачи.
• Посредством базы знаний на базе LMS Moodle можно создавать условия для совместной работы по накоплению материалов, которые относятся к определенной теме. Получается не просто массив, а структурированное хранилище.
• Удобно выставлять созданные студентами, сотрудниками материалы на  всеобщее обозрение другим участникам обучения (для знакомства, рецензирования, мотивации).

Модуль «База данных»

Модуль «База данных» в составе LMS Moodle позволяет создать банк записей по любой теме, просматривать их и осуществлять среди них поиск. Формат и структура записей практически безграничны; это могут быть изображения, файлы, гиперссылки, числа, текст.

Деятельность в базе данных позволяет преподавателю и/или учащимся создавать, отображать и осуществлять поиск в банке записей по любой мыслимой теме. Формат и структура этих записей могут быть практически неограниченными, включая, среди прочего, изображения, файлы, URL-адреса, числа и текст.

Эффективное управление знаниями: создание базы знаний с помощью LMS Moodle

Элемент Moodle  «Вики» позволяет создавать вики-страницы с возможностью удобного поиска. И все это внутри системы.

Сразу можно сказать, что возможность гибкой настройки позволит вам создать все непосредственно внутри moodle, при этом вы можете комбинировать и пользовательский html, в котором вы «создадите» меню вики. Выбрав элемент вики на странице курса элементы и ресурсы, вам станут доступны параметры этого элемента. Вам доступны разные форматы вики-страниц: html, creole, nwiki. Если вам знаком один из этих вариантов - вы можете запросто использовать язык, верстая вики-страницу внутри moodle, при этом, вы всегда можете создать страницу отличную от выбранного в настройках (только если вы принудительно не настроите формат отображения для всех страниц).

По умолчанию, если вы указываете заголовок, то moodle автоматически создает меню страницы. У вас есть возможность добавлять на страницу изображения, видео и, очевидно, тексты. Для удобства, есть разные режимы просмотра для редактора и для обычного пользователя.

Для создания страницы, вы можете использовать двойные скобки, указав внутри них название страницы [[]].

Затем вы можете кликнуть на ссылку и перейти непосредственно на создание страницы и далее на добавление контента. Причем, если название страницы совпадает при упоминании ее на другой странице, то ссылка на нее автоматически подтягивается.

Для смены представления достаточно выбрать нужный пункт в раскрывающемся списке.

Здесь вы можете посмотреть все добавленные страницы, в том числе, кроме списка, страницы-сироты (которые никак не связаны между собой), обновленные страницы и пр.