ТОП 10 бизнес-процессов в программе для автосервиса

На СТО автоматизируют разные процессы. Вот 10 бизнес-процессов, которые в программах для автосервиса в фокусе:

1. Планирование загрузки.
2. Запись клиентов, коммуникации с ними.
3. Планирование рабочих смен.
4. Подбор автозапчастей.
5. Ценообразование на товары и услуги.
6. Учет доходов и расходов.
7. Работа с мотивацией сотрудников.
8. Адаптация персонала.
9. Повышение квалификации.
10. Анализ и контроль качества. Причём от контроля исполнения технологических, бизнес-процессов (воронки продаж, цикла ремонтных работ) до контроля и анализа эффективности рекламных кампаний автосервиса.

В разных программах процессы автоматизации реализованы по отличающимся стратегиям, разнообразен функционал и, соответственно, инструменты. Но есть процессы, которым внимание стоит уделить в первую очередь. На них и остановимся.

Запись клиентов и планирование загрузки СТО

Ремонт и обслуживание автомобилей – дело круглогодичное, но всё-таки тенденции сезонности здесь очевидны: большинство СТО загружено весной и осенью, а летом и зимой спрос падает.  Рост спроса осенью и весной связан с «демисезонной переобувкой» шин, очисткой стекол. Осенью также добавляется еще подготовка системы отопления и т.д.

Сложность в высокий сезон – не «напортачить» с циклом обслуживания клиента. Мало того, чтобы был клиент, важно, чтобы он получил качественный сервис, а для этого нужно, чтобы после заявки он чётко понимал, когда его машина будет обслужена, отремонтирована, а в автосервисе был четко организован контроль за тем, чтобы в нужное время был выполнен заказ-наряд, вовремя со склада пришла нужная запасная часть.

Удобно, когда это есть автоматизированная система, где:

• Фиксируются воронки продаж.
• Фиксированы данные клиентов (не только телефон, машина, VIN, но и время заезда, потребности).
• Организован предварительный заказ-наряд, чтобы в дальнейшем контролировать поступление запчастей и рабочую смену механиков, диагностов.

Идеальный вариант, если при этом система автоматически оповещает клиента. Клиент уже записался на обслуживание, и накануне будет уместно напомнить о записи, затем сообщить о завершении работ, через несколько дней получить обратную связь.

Главное, не «переборщить». Клиенту не нужно излишне надоедать. Например, клиента может раздражать тот факт, что он подал заявку через сайт, а напоминание ему придет через социальную сеть, мессенджер, который он не указывал.

Компромисс должен быть и в организации автоматических рассылок. Да, клиентам приятны персонализированные сообщения, не только обращение по имени, но и спецпредложения в «привязке» к его марке автомобиля. Но если такие рассылки станут слишком частые, у клиента возникнет желание «заблокировать».

Планирование рабочих смен

Графики на СТО бывают разные:

• Гибкие.
• Сменные.
• Организованные по принципу суммированного учета.

Графики можно составлять и контролировать и вручную. Но это затратно. Всё это ресурсы. И временные, и кадровые.

Подбор автозапчастей

Подбор автозапчастей – работа достаточно многокомпонентная:

• Непосредственно формирование заявки.
• Поиск по VIN номеру, frame в каталогах.
• Проценка наличия у поставщиков.
• Поиск по складу в программе.
• Закупка деталей либо выдача запчастей со склада.

Существенно экономится время при автоматизации проценки. Поиск предложений по поставщикам в этом случае возможен одним запросом. Если автосервис универсальный, работает с легковыми и грузовыми авто разных марок, автоматизация проценки – это огромное подспорье.

Удобно, когда в программах для автосервисов есть встроенный инструмент, который после нахождения запчасти по VIN номеру, frame автоматически добавляет позицию в сделку.

Работа с мотивацией, адаптация, повышение квалификации.

Мотивация, адаптация, повышение квалификация персонала – это свои истории. Все эти процессы работают на единую общую цель – развитие. Как отдельного сотрудника, так и команды, всего СТО.

Если в компании на самотек брошены вопросы, которые касаются мотивации обучения (как новых кадров, так и сотрудников, которые уже давно в штате), то не стоит удивляться текучке кадров, снижению качества работ.

Очень здорово, когда программа СТО интегрирована с LMS – системой управления обучением. Это как раз возможность целенаправленно автоматизировать процесс обучения технологиям и навыкам, оценку знаний персонала и (более того) процесс развития.

Яркий пример – LMS Sensys. Эта платформа создана на основе популярной учебной платформы Moodle. При этом удобно, что она сразу может выполнять роль портала в пространстве компании. И посредством этого портала можно успешно реализовать программы адаптации персонала, повышение квалификации и аттестацию автомехатроников, автомехаников, автодиагностов и иных работников автосервиса.

Программы автоматизации автосервиса: спрос и отдача

Но всё больше программ для СТО ориентированы на комплексный подход. Огромным спросом пользуются программа АвтоДилер, stoCRM, Splus, YCLIENTS, Gincore, HelloClient, VINPIN, GetMeBack, Clean-Control, VINPIN СТО. Очень здорово, что ряд программ располагает специализированными конфигурациями (например, для грузовых СТО).

Решения для автосервиса помогают решить организационные и аналитические задачи. Посредством программ проще зафиксировать, упорядочить разноплановые данные и в нужный момент «выудить» информацию по истории конкретного авто, график работы конкретного механика, сформировать карту ремонта или заказа запчастей, запустить процесс обучения команды или конкретного сотрудника.

Там, где грамотно внедрены программы автоматизации автосервиса, выше дисциплина команды, выше контроль качества, а временные затраты меньше. Там, где в ручном режиме выполняли 6 шагов, при автоматизации их может быть 2-3. Бизнес- процессы те же, но благодаря их оптимизации действий, которые нужно предпринять персоналу, их становится меньше.