5 причин для внедрения HR - специалистами дистанционного, онлайн-обучения

Не важно, речь идёт о сети центров по продаже автозапчастей или сети автосервисов, которые предлагают диагностику и ремонт автомобилей, сотрудники HR-отдела каждый день – «в мыле».

Они думают над текстами вакансий, разбирают множество резюме, тратят недюжую энергию на собеседование кандидатов, но многие кандидаты, которые сначала мечтали о карьере в данной компании, попав на испытательный срок, в итоге или сами не соглашаются остаться на рабочем месте, или оказываются неугодными работодателю.

Безусловно так бывает не всегда. Но такое явление распространённое. И одно из приятных исключений – компании, где с первого для нахождения каждого сотрудника, там практикуется дистанционное обучение:  онлайн-обучение или дистанционное асинхронное обучение. Давайте же разбираться, в чем плюсы онлайн обучения, асинхронного обучения с помощью электронных средств? В чём их отличие? Когда актуален первый, а когда второй вариант?

Что такое онлайн-обучение?

Онлайн обучение – это обучение с возможностью проведения в режиме реального времени. С точки зрения восприятия, все взаимодействия могут  происходить, как и в офлайне: преподаватель читает лекцию – слушатели получают информацию и задают техническому тренеру вопросы – он даёт на них ответы либо же традиционная начитка лекции в обучении не присутствует, но её роль выполняет учебная платформа (LMS или LCMS) с учебными материалами, она и «общается» с обучающимся, а технический тренер в свою очередь сопровождает обучение с помощью таких учебных материалов.

С точки зрения территориальной «привязки» – полная свобода. Сотрудник может находиться дома, а технический тренер в учебном центре, или лектор будет в головном офисе, а обучающийся – на рабочем месте в другом городе, стране или даже в пути (а почему бы и нет, если речь идёт об обучении сотрудников, которые с первого дня, – в разъездах).

При этом онлайн-обучение может быть реализовано в разных формах:

• Видеолекции. Как правило, в этом случае даётся теоретический материал. «Наполнить» персонал теорией целесообразно, если главная проблема кадров – именно недостаточный уровень знаний. В некоторых сферах, особенно быстро развивающихся (например, автомехатроника, нанотехнологии) изменения происходят так быстро, что, если даже новичок, принятый на работу, прилежно учился в колледже, университете, его багаж может не соответствовать сегодняшнему дню. «Влиться» в полноценный рабочий процесс ему мешает именно отсутствие знаний.
• Онлайн-тренинг. Микрообучение для «прокачки» навыков. Это может быть, например, тренинг по использованию конкретного оборудования (автосканера определённой марки, конкретного вида подъёмника).
• Онлайн-марафон – не просто курс для получения новых знаний или навыков, но и мотивационная программа. Например, для получения престижной должности. Как может работать онлайн-марафон? Представьте, компания набирает несколько стажёров. При этом у неё есть должности как «рядовые», так и руководящие. Онлайн-марафон – это не просто прокачка навыков, а соревнование за возможность быть лидером в проекте, группе, бригаде. Если команда создаётся с нуля, для HR – это один из наиболее эффективных способов не просто проверить компетенции, дать необходимые навыки и знания, но и создать эффективную команду.

• Онлайн-игра. Не секрет, что элементы геймификации отлично влияют на вовлечённость. Особенно, если речь идёт о молодых сотрудниках.

Что такое асинхронное обучение?

От онлайн-обучения стоит отличать асинхронное дистанционное обучение.

Его основа, как и в случае с онлайн-обучением, электронные средства, но обучение происходит не в режиме реального времени, а асинхронно. Когда такое обучение применяют в компаниях?

• Нет возможности организовать единовременную учёбу сразу для всех, так как процесс работы непрерывен, реализуется в несколько смен: при этом и на одну, и на другую смену приходят новички. И важно, чтобы процесс обучения был организован для всех. При асинхронном формате дистанционного обучения это легко. Каждый сотрудник обучается в своё время: кто-то в первую, кто-то во вторую смену. Связь с преподавателем, техническим тренером есть, но это не связь здесь и сейчас, а связь отложенная. Преподаватель назначает задание. Учащийся видит его, когда заходит на образовательную платформу, затем выполняет, отправляет преподавателю решённые задания. 
• Работы достаточно много. И наниматель не заинтересован в том, чтобы сотрудник отвлекался от основной деятельности. При этом он понимает, что сотрудник ещё «зелёный», и ему нужно «прокачиваться». С асинхронными дистанционными курсами легко реализовать эту идею, соблюдая начальные условия. Сотрудник может учиться до, после работы, на выходных. Он сам волен формировать свой график обучения.
• Требуется организовать максимально индивидуальное обучение для каждого сотрудника, но количество технических тренеров ограниченно, возможности работать с каждым индивидуально в онлайн-формате просто не хватит времени физически.
• При организации обучения приходится учитывать разницу в часовых поясах. Бывает и так, что компания находится на одном континенте, а технический тренер – на другом. Это актуально и для международных компаний, и для небольших производств, организаций, которые заинтересованы в качественной международной экспертизе от специалистов из других стран.

Как запустить дистанционное обучение в компании?

Запуск дистанционного обучения осуществляется по следующей схеме:

• Постановка целей. На этом этапе HR-специалист должен чётко понимать, на какие результаты должно работать обучение. Постановка целей осуществляется на основе глубокого анализа, болей компании. Во внимание берутся рабочие процессы, трудности новичков и даже их конфликты. Важно понимать, почему на этапе испытательного срока «отрезались» сотрудники, которые при собеседовании соответствовали ожиданиям, какие барьеры возникали в период их адаптации. Идеально, если учитывается сумма мнений: тех, кто уходит, руководства, HR-cпециалиста, «рядового» персонала.
• Выбор формата (синхронное, асинхронное), планирование потенциальных форм работы с персоналом (тренинги, онлайн-марафоны, онлайн-игры).
• Выбор платформы. На этом этапе нужно чётко представлять, какие есть платформы для онлайн обучения, какую отдачу можно получить от каждой из них, сколько ресурсов нужно вложить, чтобы использовать ту или иную в работе. Есть универсальные «оболочки» с удобным функционалом, приятным интерфейсом, но без наполнения, и есть специализированные платформы под различные отрасли. Сказать, что лучше – универсальные или специализированные решения, однозначно нельзя. Всё зависит от конкретной ситуации, целей и задачей компании. При работе со специализированными решениями, меньше «заморочек», которые связаны с учебным контентом, но далеко не для любой деятельности можно найти решение с уже готовым учебным контентом. Другой вопрос, придётся просто «надстраивать» учебное содержание или создавать его полностью с нуля.

Немаловажную роль играют и технические аспекты. Здесь важно чётко осознавать, что нужно иметь для онлайн обучения, а при выборе ряда онлайн-платформ не ошибиться в особенностях коробочных и облачных версий.

Большинство современных компаний для обучения персонала выбирают облачные решения. Не нужно задумываться, где хранить учебный контент, заказывать услуги установки, обсуживать сервер.

Но есть компании, для которых «коробки» могут оказаться более актуальным вариантом, нежели решения на «облаке».

Как правило, речь идёт о компаниях, которым важно максимально обеспечить конфиденциальность своих данных. Кроме того, «коробки», а не облачные версии предпочтительны для случаев, когда заказчикам нужны расширенные возможности для администрирования.

Как онлайн-обучение упрощает работу HR-отдела

Онлайн-обучение – это часто... угроза только для самого HR-специалиста. Может получиться так, что внедрение системы обучения исключит необходимость присутствия в компании самого HR-специалиста или HR-отдела. 

За счёт чего это возможно? Всё просто. Онлайн-обучение – это:

1. Адаптация новых сотрудников.

Провести адаптацию можно и «по старинке». Вот распространённые варианты:

• Выдать кипу методичек, регламентов и сказать: «Это нужно прочесть. Как прочтёте, можете приступать к работе». И вот читает новичок инструкции, методички день. Читает два дня. На третий день приступает к рабочему процессу, и… ничего непонятно. «Связки» между регламентами и реальностью выстроить достаточно сложно.
• Закрепить за новичком наставника, ментора, коуча (назвать его можно как угодно, но суть от этого мало поменяется). Дело полезное и похвальное. «Молодой специалист в этом случае получает не просто конкретный алгоритм, но и возможность его корректировки более опытным сотрудником. Плюс состоит в том, что при адаптации происходит передача знаний от более опытного к менее опытному работнику, он направляется в необходимое русло, но у такой системы адаптации и есть минусы. В частности, наставник часто «лепит» мастера, который будет похожим на него, при этом часто «диктует» не только набор компетенций, но и свой стиль работы, темп. Если наставник и обучающийся различны по темпераменту, высок риск эмоционального непринятия друг друга. И к концу испытательного срока новичок понимает: «В этой компании я просто не выдержу психологически. Моя энергия иссякла». И выход из ситуации он видит весьма неплохой для себя самого, но драматичный для этой компании. Человек элементарно берёт с собой полученный опыт, и с этим бэкграундом идёт к конкурентам. А у наставника появляется новый «подопечный», и всё продолжает идти по кругу. Но минус может быть и другим: иногда мастер-наставник и учащийся с самого первого шага неплохо ладят, но формируется чёткая зависимость: этот сотрудник – главный, второй – подсмастерье. Пройдут годы, человек вполне станет «на ноги», но этот стереотип за ним закрепится, работать самостоятельно он элементарно не сможет. Наставничество станет «хроническим». И если наставник со временем куда-нибудь уйдет, «подопечный» запаникует. Он не окажется готовым брать на себя ответственность, принимать решения самостоятельно.
• Естественное плановое введение сотрудника в рабочий процесс. Сложность – требуется разработка системы поэтапного усложнения заданий для нового сотрудника. Иначе компания может столкнуться с двумя проблемами: ненадлежащий уровень качества и высокий уровень стресса (причём, как у самого новичка, так и его непосредственного линейного руководителя).

Если же продумана автоматизированная адаптация в процессе онлайн-обучения, то многие плюсы наставничества, естественного введения сотрудника, изучения регламентов можно успешно внедрить, и при этом все выше названные минусы исключить.

Благодаря чему это возможно? Например, грамотно созданная, разработанная под цели компании программа онлайн-обучения позволяет назначить специалисту изучение регламентов, проверить их усвоение с помощью контрольных тестов, а затем закрепить их связь с практикой посредством виртуального симулятора.

Что же касается системы наставничества, при использовании электронных средств обучения тоже можно максимально смягчить эмоциональный субъективизм и повысить отдачу. С одной стороны, у специалиста будет такой же помощник, как и при традиционном наставничестве, а с другой стороны, посредством системы в процессе обучения будет оцениваться прогресс. И специалисты будут понимать свою реальную готовность к работе, опираясь не на мнение одного человека (хоть и несущему экспертизу компании), а на объективную оценку системы. Это как раз тот случай, когда важно исключить человеческий фактор.

Впрочем, многое зависит и от подготовки самого наставника. Важно, чтобы он был не только экспертом, практиком, но и хорошим тренером.

Кстати, некоторые HR-отделы для этого из опытных сотрудников специально готовят электронных наставников. В сети сейчас можно найти специальные продукты для E-преподавателей, электронных коучей. «Электронные преподаватели», прошедшие специальную подготовку, способны организовать максимально комфортный и эффективный процесс передачи опыта в дистанционном режиме.

2. Автоматизация аттестации

Для исключения признаков субъективной оценки (эта проблема уже затрагивалась выше) полезна и автоматизация аттестации персонала.

Более того, автоматизация аттестации – это существенное экономия ресурсов. Особенно, если речь идёт об аттестации команды крупной компании, у которой есть филиалы.

Экономится время, снижаются денежные ресурсы (не нужно отправлять аттестационную комиссию в «тур» по городам).

Самый простой пример реализации аттестации посредством системы дистанционного обучения – назначение её на сотрудников разных филиалов.

Благодаря регулярной аттестации коллективы в разных городах, а иногда и странах работают по одним регламентам, стандартам и становятся действительно командой, которая работает на общую корпоративную цель, бренд.

При автоматизации аттестации гораздо легче организовать и анализ компетенций, прогресса сотрудников со стороны руководства, сформировать для персонала максимально объективную систему мотивации. Наш центр сейчас занимается разработкой системы  аттестации с оценкой прогресса,  и есть все условия для внедрения системы на ваш объект.

3. Быстрое расставание с неподходящими кадрами

Решается и вопрос «фильтрации» кандидатов. Часто бывает так, что стажёров приходит больше, чем компания собирается взять своих кандидатов.

Как поможет онлайн-обучение? Онлайн-тестирование станет объективным инструментом, который поможет в отборе и принятии решения.

Многие специалисты находят, что особенно здорово, если проведены несколько типов тестов: непосредственно профессиональные и психологические. 

При этом важно, чтобы профессиональные тесты помогали не просто выявить компетенции “здесь” и “сейчас”, но и помогли сделать прогноз по ключевым компетенциям кандидата, выявить профессиональный потенциал.

Безусловно, тесты могут существенно отличаться от сферы деятельности. Но, если такие тесты разработаны грамотно, есть все возможности для того, чтобы, например, оценить склонность к активной работе с людьми, потенциал в эффективности в поиске, обобщении информации, предрасположенности к оперативности принятия решений и т.д.

4. Внедрение единых стандартов обучения

Актуально как для крупных компаний с большим количеством филиалов, так и маленьких компаний с текучкой кадров.

Впрочем, и текучка кадров в них часто возникает потому, что всё происходит так, как в басне И.Крылов «Лебедь, рак и щука». HR-менеджер движется в свою сторону, линейный руководитель – в другую. Сотрудник не понимает, что от него ждут.

Как можно решить проблему? Что нужно иметь для онлайн обучения в данном случае?

• Согласованная (устраивающая руководство на всех уровнях) программа для обучения.
• Структурированный контент, который превратится в учебное содержание данной платформы.

5. Систематизация знаний и вовлечение в процесс

Если компания ответственно подошла к вопросу внедрения платформы обучения и наполнению её учебным контентом, в распоряжении персонала – база знаний, которая помогает:

• В нужный момент найти нужную информацию, понять, чего сотрудник не знает и мотивировать на дальнейшее обучение.
• Систематизировать знания.
• Запомнить технологию, скрипт, информацию о продукте.

Резюме

• Чем отличается дистанционное обучение от онлайн? Дистанционное обучение – это любое обучение с применением технологий, которые обеспечивают связь учащихся и тренеров, преподавателей на расстоянии. Онлайн-обучение – это подвид (формат) дистанционного обучения, который нацелен на синхронное обучение (обучение в режиме реального времени).
• В чем плюсы онлайн обучения? Онлайн обучение – это возможность эффективно получать знания и проверять компетенции без территориальной привязки к месту обучения. При этом использовать правильно настроенную платформу существенно увеличиваются возможности для вовлеченности в учебный процесс, оценки знаний и умений, анализа прогресса.
• В чем недостаток онлайн обучения? В онлайн-обучении группы не всегда можно учесть график всех учащихся. Альтернатива – дистанционное асинхронное обучение.
• Как можно перейти на онлайн обучение? Для успешного перехода на онлайн обучение важно не ошибиться с платформой (LMS или LCMS) и программой обучения. Она должна учитывать уровень, возраст, цели обучения (адаптация новичков, внедрение стандартов, обучение новым продуктам и технологиям).